Pengertian, jenis, manfaat & tujuan rapat, serta prosedur rapat teleconference...,

Pengertian Rapat

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya. Rapat juga dapat diartikan juga sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu. 

Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk penyelesain masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat terangsang secara lansung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.

Jenis-jenis Rapat

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

a)   Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2. Rapat Pemecahan Masalah.

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3. Rapat Perundingan.

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b)    Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2. Rapat informal.

Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3. Rapat terbuka.

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4. Rapat tertutup.

Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c)   Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

2. Rapat bulanan.

Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

3. Rapat semester.

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

4. Rapat tahunan.

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

d)   Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.

2. Rapat insidental.

Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e)   Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2. Rapat dinas.

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3. Musyawarah kerja.

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Tujuan rapat

Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat adalah sebagai berikut :

• Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
• Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
• Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
• Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
• Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
• Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
• Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan  sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.

Sedarmayanti menyatakan  bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena  :

• Untuk memecahkan masalah.
• Untuk menyampaikan informasi.
• Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.
• Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.

Manfaat rapat, yaitu sebagai berikut :

·         Forum diskusi untuk memecahkan masalah.

·         Forum silaturahmi.

• Sarana bernegosiasi.
• Ketetuan hukum.
• Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta pertanggung jawaban.
• Brainstorming-sumbang saran.
• Sarana berkonsultasi.

Teleconference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.

Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.

Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu tekhnologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.

PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT

1.      Persiapan

a.      Menyiapkan rencana

b.      Menyiapkan agenda rapat

c.       Menyiapkan kertas kerja

d.      Menyiapkan pembicara/peserta

e.      Menyiapkan perlengkapan rapat

2.      Pelaksanaan

a.      Pembukaan

b.      Tata tertib rapat

c.       Pengendalian

d.      Mengatur waktu

e.      Pengambilan keputusan

f.        Penutupan rapat

3.      Laporan dan evakuasi

a.      Pelaporan

·         Lengkap, jelas dan singkat

·         Pembuat laporan harus mengikuti rapat

·         Isi jam/tanggal, jumlah peserta, siapa pembicaranya, pokok pembicaraan keputusan

b.      Evaluasi

·         Dilakukan bersama panitia/pengurus

·         Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil